Skip to content

Projektowanie struktury organizacyjnej

Marzec 12, 2011

Gdy firma się rozrasta, zasada pracy „wszyscy robią wszystko” przestaje się sprawdzać i trzeba uporządkować strukturę oraz podział zadań. To okazuje się często dość trudnym zadaniem dla rozwijających się małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ klienci naglą, a bieżącej pracy jest dużo. Dlatego przedstawimy sprawdzone zasady i kroki, jakich należy się trzymać, gdy następuje projektowanie struktury organizacyjnej.

Dlaczego sformalizowana struktura organizacyjna?

Pierwszym krokiem w projektowaniu struktury organizacyjnej jest zrozumienie korzyści z tego płynących. Na starcie firmy zawsze radzą sobie bez opisu struktury – i dobrze, bo byłaby to jedynie zbędna formalizacja. Stopniowo jednak w miarę rozwoju firmy oraz zwiększania się liczby pracowników konieczna jest ich specjalizacja oraz jasne określenie uprawnień i obowiązków, a także zależności między nimi.

Opisana struktura zapobiega pojawianiu się chaosu w firmie i pozwala działać efektywnie. Zmniejsza ilość konfliktów, oszczędzając czas i nerwy. Klarowna struktura pozwala również na precyzyjne delegowanie zadań.

Czym jest struktura organizacyjna?

Struktura organizacyjna (nasza definicja) jest podziałem uprawnień i odpowiedzialności oraz określeniem zależności pomiędzy poszczególnymi członkami organizacji. Stanowiska pracy, komórki i jednostki organizacyjne są jedynie pochodną tego właśnie podziału.

Struktura organizacyjna jest podrzędna wobec strategii firmy i powinna być do niej dopasowana. Jeśli na przykład za główne wyróżniki w strategii określone zostaną innowacyjne produkty oraz szybkie dostosowywanie się do rynku, to struktura firmy nie może być „skostniała”. Biorąc pod uwagę takie cele prawdopodobnie najlepszym wyjściem będzie struktura płaska, z samoorganizującymi się zespołami i dużą rolą działu badań i rozwoju.

Opis struktury organizacyjnej – trzy podstawowe elementy:

1.Regulamin organizacyjny – określa organy i jednostki operacyjne firmy, kompetencje każdej z nich, a także opis obowiązków w ramach organizacji.

2.Opisy stanowisk pracy – określające zakresy odpowiedzialności i uprawnień w ramach poszczególnych stanowisk, ich zależności z innymi wybranymi stanowiskami (przede wszystkim określenie podporządkowania służbowego) oraz wymagania wobec osób piastujących stanowiska.

3.Schemat organizacyjny – będący graficznym przedstawieniem struktury organizacyjnej.

Zasady tworzenia struktury organizacyjnej

Tworząc strukturę organizacyjną należy kierować się siedmioma zasadami:

1.Zasada jednolitości kierownictwa – posiadanie tylko jednego bezpośredniego przełożonego, który ma prawo wydawać pracownikowi polecenia i wobec którego jest on służbowo odpowiedzialny

2.Zasada dostosowania struktury do celów i strategii organizacji

3.Zasada dostosowania struktury do zewnętrznych warunków działania (np. charakteru rynku, rodzaju i grup klientów, rozległości terenu działania, stopnia dostępności różnego rodzaju usług dla biznesu, rodzaju i organizacji partnerów biznesowych itd.)

4.Zasada uwzględnienia w strukturze specyficznych cech działalności przedsiębiorstwa

5.Zasada minimalnej złożoności – dążenie do maksymalnej prostoty

6.Zasada zgodności zakresu uprawnień i odpowiedzialności – im większe zadania ma spełniać komórka, tym większe należy przyznać jej uprawnienia (kompetencje)

7.Zasada najlepszego wykorzystania potencjału ludzi

Elastyczna struktura organizacyjna

Otoczenie firm zmienia się coraz szybciej. Raz po raz pojawiają się nowe produkty, konkurencyjne firmy oraz modele biznesowe. W odpowiedzi na nie zmieniać się muszą również cele przedsiębiorstwa i strategia ich realizacji. W związku z tym również struktura organizacyjna powinna być gotowa na wprowadzanie zmian. Dlatego konieczną jej cechą w każdym przedsiębiorstwie jest elastyczność. W jaki sposób zachować ją – pomimo formalizacji?

To kapitalne zadanie dla osób zajmujących się zarządzaniem ludźmi i ich rozwojem (obszarem HR). Bardzo dobrze, gdy w firmie jest wdrożony mechanizm okresowej rewizji celów, strategii oraz planowania. W jego ramach można także prowadzić dopasowanie struktury. Sprawa wcale nie jest trudna ani skomplikowana, tym bardziej, że można do niej pozyskać samych pracowników. W kilkunastu firmach prowadziliśmy takie działania – okazywało się, że potencjał kadry pracowniczej nie był wykorzystany albo, że niektórymi sprawami nikt się regularnie nie zajmował w firmie (tzn. nie był odpowiedzialny), albo, że w jakimś obszarze działania powstawał efekt „gdzie kucharek sześć”.

Dobrze prowadzony proces planowania – uwzględniający zasoby kompetencyjne ludzi w firmie, korekty celów i strategii – powinien także zawierać zmiany struktury. Raz w roku dobrze zrobić taki przegląd – poza dopasowaniem struktury od razu można zaplanować działania rozwojowe dla pracowników, które będą miały uzupełnić ich kompetencje.

Poza takim corocznym dopasowaniem, ważne jest też reagowanie na bieżąco. Dobrym elementem kultury wewnątrzfirmowej są zebrania (np. cotygodniowe) kadry kierowniczej, na których można też stawiać kwestię korekty struktury i wprost zapytać, kto z pracowników w firmie najlepiej nadawałby się do danego zadania.

Projektowanie struktury organizacyjnej krok po kroku

Opracowanie struktury organizacyjnej jest zadaniem, które na pierwszy rzut oka wydać się może skomplikowane. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie plan działania w formie dziewięciu kroków projektowania struktury organizacyjnej. Trzymaj się ich, a proces ten zajmie Ci niewspółmiernie mało czasu, biorąc pod uwagę wynikające z niego korzyści:

Krok 1. Zbierz informacje – cele strategiczne, kluczowe kompetencje (wynikające ze strategii), opis otoczenia konkurencyjnego oraz zasobów, jakie masz do dyspozycji

Krok 2. Rozrysuj proces składający się na tworzenie wartości przez przedsiębiorstwo, mając na uwadze zebrane w punkcie pierwszym informacje

Krok 3. Dopasuj do procesu poszczególne stanowiska wymagane do jego realizacji

Krok 4. Stwórz lub zweryfikuj i ewentualnie skoryguj opisy stanowisk oraz uzgodnij je z ich właścicielami

Krok 5. Pogrupuj stanowiska (na przykład według funkcji, obszaru geograficznego czy też produktu) tworząc komórki oraz jednostki organizacyjne

Krok 6. Określ kompetencje w ramach poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych, a także zależności między nimi zapisując je w projekcie regulaminu organizacyjnego

Krok 7. Rozrysuj schemat organizacyjny

Krok 8. Poddaj regulamin i schemat organizacyjny konsultacji wśród kadry kierowniczej

Krok 9. Dokonaj poprawek i uzupełnień, zatwierdź i ogłoś, aby wszyscy znali organizację firmy.

Powodzenia!


Zapraszamy na: www.ask-ak.com

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

%d bloggers like this: