Skip to content

Narzędzia i systemy zarządzania MŚP

Marzec 29, 2011

Dzięki narzędziom oraz systemom zarządzanie staje się prostsze, bardziej uporządkowane i mniej czasochłonne. W artykule przedstawiamy wybrane z nich dla małych i średnich firm.

Podstawowe narzędzia zarządzania

Lejek sprzedaży – służy przełożeniu kontaktów z klientami i potencjalnymi klientami na liczbową prognozę wpływów ze sprzedaży poprzez prostą analizę zaawansowania rozmów / umów dotyczących zamówień klientów. Analiza ta opiera się o założenie, że w miarę zmniejszania się liczby potencjalnych klientów zwiększa się prawdopodobieństwo dokonania przez nich zakupów. Formą przypomina to lejek, który na wyjściu daje wpływy ze sprzedaży wyrażone liczbowo.

Analiza SWOT – służy analizie pozycji i perspektyw przedsiębiorstwa. Przykładem użycia jest opracowanie lub zmiana strategii. Na analizę składa się określenie czterech obszarów:

S (Strengts) – mocne strony organizacji (np. duża płynność finansowa)
W (Weaknessess) – słabe strony organizacji (np. niski poziom innowacyjności)
O (Opportunities) – szanse zewnętrzne dla organizacji (np. zniesienie ograniczeń prawnych)
T (Threats) – zagrożenia zewnętrzne dla organizacji (np. kurczenie się rynku)

Szkolenia – są jednym z podstawowych narzędzi rozwoju kompetencji pracowników oraz kadry zarządzającej. Istotne jest dopasowanie szkoleń do potrzeb rozwojowych członków organizacji, aby przynosiły one efekty, wpływające na działanie całej firmy.

Arkusz kalkulacyjny prowizji – stanowi część systemu wynagrodzeń. Dzięki ustaleniu precyzyjnych wymagań wobec pracowników oraz mechanizmów obliczania, ułatwia jej stosowanie, a także planowanie wydatków związanych z wypłatami prowizji.

Arkusz oceny – stosowany jest podczas okresowej oceny pracowników i służy ujednoliceniu oraz zobiektywizowaniu ocen. Jest wystandaryzowany dla całej firmy, choć może różnić się treściami w nim zwartymi, w zależności od stanowiska, na jakim znajduje się oceniany pracownik. Arkusz najczęściej przybiera formę wielokrotnej skali ocen, czasem też ocen opisowych.

Budżet – określa ilość zasobów finansowych przedsiębiorstwa z podziałem na różne kategorie kosztów. Ogólny budżet przedsiębiorstwa podzielić można na budżety poszczególnych działów lub jednostek, a te z kolei na przykład na budżety projektów. Budżet jest ściśle powiązany z planem działań na dany okres.

Cele – są to mierzalne efekty, jakie chce osiągnąć organizacja poprzez swoje działania, takie jak stany liczbowe (np. wyprodukowanie danej liczby produktów), kwoty finansowe (np. sprzedaż, marża, zysk) czy osiągnięcia rynkowe (np. pozyskanie pewnej liczby klientów, znajomość firmy wśród X% mieszkańców miasteczka). Cele mogą obejmować zarówno całą firmę, jak i poszczególne działy oraz pojedynczych pracowników.

Coaching – jest jednym z narzędzi rozwoju kompetencji wśród pracowników. Stosowany jest często do osób posiadających już wiedzę i doświadczenie w zakresie swojej działalności, jednak potrzebujących zlokalizowania niedociągnięć lub zwiększenia motywacji, a w efekcie – rozwoju kompetencji. W firmach często stosuje się coaching z kadrą zarządzającą (executive coaching) lub coaching nastawiony na rozwój biznesu (business coaching)

Cotygodniowe zebranie – przebiega w formie bezpośredniego spotkania osób zarządzających firmą (jej częścią), którego celem jest wymiana informacji, omówienie planów a także ewentualnych problemów, lepsze zrozumienie się uczestników oraz podniesienie efektywności działania.

Intranet – jest wewnętrzną siecią komputerową firmy. Umożliwia pracownikom korzystanie z tradycyjnych narzędzi internetowych jak poczta e-mail, komunikatory czy strony www. Intranet może być wykorzystywany na przykład do koordynacji prac nad projektami, gromadzeniu informacji na temat procedur, zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy też wymiany danych pomiędzy działami.

Kalkulator cen – jest to procedura / algorytm obliczania cen. Zawiera część umożliwiającą zdefiniowanie kluczowych zmiennych (jak np. wymagany poziom zysku, wielkość akcyzy, współczynnik kosztów pośrednich, liczba sztuk w jednej serii produkcyjnej), bazę danych cen zakupów materiałów i surowców, a także stawki godzinowe lub wynagrodzeniowe pracowników, na podstawie czego automatycznie wylicza cenę (cenę minimalną, pożądaną, cenę dla małej partii towaru, dla dużej itd.)

Kwestionariusz badania rynku/opinii klientów – służy do zbierania informacji zwrotnej od klientów. Może ona dotyczyć na przykład nowo wprowadzonego produktu, wyboru między różnymi wzorami jego opakowania lub jakości obsługi.

Misja – formułuje sens działania firmy, doprecyzowuje pomysł na biznes. Odpowiada na pytania: “Po co istnieje przedsiębiorstwo?”, “Jakie zaspokaja potrzeby?” i „Jakie wartości dodane daje klientom?”. Świadomość misji wśród pracowników firmy może silnie zwiększać ich motywację.

Plan – jest przełożeniem celów i strategii na działania operacyjne i uporządkowaniem tych  działań dla osiągnięcia założonego celu. Zawiera określenie działań w czasie i przestrzeni, osoby odpowiedzialne, potrzebne zasoby, ewentualnie inne informacje.  Plany mogą dotyczyć tak całego przedsiębiorstwa, jak i działów oraz poszczególnych pracowników.

Strategia – określa główny kierunek działania przedsiębiorstwa, wraz z zarysowaniem ram jego działania. Stanowi sposób, w jaki przedsiębiorstwo realizuje swoją misję i cele. Częścią strategii firmy są strategie cząstkowe, np. strategia rozwoju zasobów ludzkich, strategia marketingowa, sprzedażowa, inwestycyjna itd.

Strona internetowa – wykorzystuje sieć komputerową do nawiązania interakcji z ludźmi i organizacjami z otoczenia firmy, przede wszystkim z klientami. W kontekście zarządzania spełniać może rolę informacyjno-marketingową, obsługi klienta oraz transakcyjno-sprzedażową.

Zrównoważona karta wyników – narzędzie pomagające zdefiniować cele i określić strategię, poprzez spojrzenie z czterech perspektyw, które muszą się „zrównoważyć”: finansowej (właścicieli), rynkowej (klientów), procesowej (pracowników) i rozwojowej (zarządu). Przekłada misję i wizję organizacji na konkretne cele i miary ich osiągnięcia.

Podstawowe systemy zarządzania

System kontroli jakości – określa standardy dla tworzonych produktów oraz świadczonych usług, jak również działania kontrolne i procedury. System kontroli jakości obejmować może działania w każdym obszarze przedsiębiorstwa – tak procedury oceny pracowników, jak i oceny realizacji projektów.

System kontroli kosztów – wspomaga panowanie nad kosztami, by były one nie większe niż założone w budżecie. Elementem systemu jest przyporządkowanie kosztów do poszczególnych działów, projektów, produktów oraz klientów. Dzięki wprowadzeniu systemu możliwe jest szybkie zidentyfikowanie, gdzie ma miejsce „wyciek” finansowy, przez co zwiększa się bezpieczeństwo firmy, a jednocześnie staje się ona bardziej przejrzysta i sterowalna.

System monitorowania rynku i zadowolenia klientów – bada aktualny poziom oraz zmiany w zakresie wizerunku firmy, zadowolenia klientów, pojawiających się szans (np. nowych technologii) oraz działań konkurencji. Operuje kwestionariuszami, wykorzystuje dane statystyczne, obserwacje bezpośrednie handlowców i badania marketingowe, dokonując na ich podstawie syntezy i formułując wnioski dla firmy.

System motywacyjny – obejmuje wszelkie działania zwiększające motywację pracowników. Zawiera różne elementy takie jak wynagrodzenie, formy rozwojowe, awanse czy oceny. Poprawia atmosferę w firmie, oraz zwiększa efektywność działania całej organizacji.

System obiegu informacji – definiuje jak i do kogo ma trafiać informacja w firmie, zwiększa efektywność komunikacji, porządkuje sposoby udostępniania oraz archiwizowania informacji. System ten wyraźnie zmniejsza ilość konfliktów i nieporozumień oraz oszczędza czas wydatkowany na poszukiwanie i przesyłanie informacji.

System obsługi klienta – określa procedury obsługi zapytań i zamówień klientów, obejmuje zespół działań składających się na budowanie relacji z klientami oraz zadbanie o ich długofalową satysfakcję. Składają się na niego między innymi takie elementy jak: programy informatyczne do procesowania zamówień, bazy danych o historii współpracy z klientem i jego potrzebach, systemy opiekunów klienta, plan pracy z klientem czy też serwis posprzedażowy. System polepsza wizerunek wśród klientów i przyczynia się do wzrostu sprzedaży w dłuższym horyzoncie.

System ocen pracowniczych – daje zarządzającym i pracownikom informacje zwrotną na temat jakości i efektywności ich pracy. Wymaga właściwego dobrania kryteriów oceny oraz przygotowania oceniających. Dobrze realizowany, oczyszcza atmosferę w firmie. Jego elementami mogą być: arkusze ocen, rozmowa oceniająca, samoocena, ocena 360 stopni, ocena grupowa, arkusze wyników, testy lub centra oceny (Assessment Center).

System organizacji sprzedaży – obejmuje strukturę pionu sprzedaży, określenie kanałów sprzedaży, geograficznej organizacji sprzedaży, środków wsparcia sprzedaży, niezbędnego przygotowania sprzedawców/handlowców, raportowania. W jego skład wchodzą również pod-systemy odnoszące się do zarządzania sprzedawcami, analizy lub też planowania sprzedaży. System precyzyjnie określający poszczególne elementy organizacji sprzedaży i odpowiedzialność za każdy z nich sprawia, że zwiększa się motywacja pracowników, a także poprawiają się wyniki.

System planowania – składają się na niego wytyczne dotyczące tworzenia planów, harmonogram planowania, rodzaje planów obecne w firmie, a także wskazanie osób za nie odpowiedzialnych. Dzięki temu proces planowania w firmie staje się bardziej uporządkowany, pracownicy mają swój udział w tworzeniu planu, a także poprawia się zrozumienie wzajemne i motywacja pracowników.

System rozwoju kompetencji – obejmuje bazę danych kompetencji pracowników oraz stanowisk, planowanie uzupełniania/rozwoju kompetencji przez poszczególne osoby/zespoły, analizę potrzeb szkoleniowych i coachingowych, narzędzia rozwoju kompetencji oraz sposoby sprawdzania i kwalifikowania poszczególnych osób do określonych działań. System ten wspomaga i umożliwia precyzyjne przyporządkowanie pracowników do zadań / zespołów zadaniowych według ich kompetencji, a także przyczynia się do większej efektywności pracy, motywacji i zadowolenia pracowników.

System szkoleń – porządkujący działania związane z badaniem potrzeb szkoleniowych, zarządzaniem trenerami, projektowaniem, prowadzeniem oraz ewaluacją szkolenia. System ten ściśle wiąże szkolenia z działalnością firmy, dzięki czemu wpływają one na efektywność całej organizacji.

System wynagrodzeń – wyznacza jasne i precyzyjne kryteria obliczania wynagrodzeń, dzięki czemu daje poczucie bezpieczeństwa zarówno firmie, jak i pracownikowi. Obejmuje wycenę lub stworzenie hierarchii stanowisk, taryfikator i widełki płac, pod-system premiowy i ewentualnie prowizyjny. Określa zasady przyznawania podwyżek oraz rozwiązań płacowych w sytuacjach kryzysowych. Dobrze wprowadzony zwiększa zaufanie wśród pracowników.

Jakie wybrać narzędzia? Jakie stworzyć systemy?

Oczywiście, powyższa lista nie wyczerpuje ogółu możliwych narzędzi i systemów zarządzania. Jest ich dużo więcej. Zapoznanie się z nimi jest pierwszym krokiem do zwiększenia efektywności firmy. Jednak kolejny krok jest dużo trudniejszy, bo spośród nich wybrać należy najodpowiedniejsze dla własnej firmy. Mało tego – ich skonstruowanie i wdrożenie odbywa się przeważnie podczas działalności firmy na rynku, której nie może zakłócić. To jak budowanie mostu nad autostradą pełną pędzących samochodów. Przy tym wszystkim należy pamiętać, że poszczególne narzędzia i systemy muszą współdziałać ze sobą, czyli być wzajemnie spójne.

Dlatego często najlepszą drogą do ich zaprojektowania i wdrożenia jest bezpośrednia współpraca z osobą, która ma już w ich tworzeniu doświadczenie.

O tym jak wdrażać systemy i narzędzia zarządzania, napiszemy w osobnym artykule. Przede wszystkim należy jednak pamiętać:

Żadne narzędzie ani system nie zastąpi Twojej wiedzy, umiejętności i pracy. Ty sam, jako właściciel, przedsiębiorca czy zarządzający, masz największy wpływ na sukces firmy! Od ciebie, przede wszystkim od twojej konsekwencji i dyscypliny w zarządzaniu zależeć będzie, czy narzędzia i systemy zarządzania spełnia swoją rolę i ułatwią ci zarządzanie firmą.


Zapraszamy na: www.ask-ak.com

No comments yet

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

%d bloggers like this: